Frais payés par un·e membre ou abandon de frais dans Paheko
1. Le membre paie une dépense à la place de REVOL
Exemple : un membre paie 78,38 € d’électricité avec son argent personnel.
Écriture à faire
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6061 — Énergie / fournitures non stockables | 78,38 € | |
| 4681 — Frais des bénévoles | 78,38 € |
Ce que ça signifie
- REVOL a bien une charge de 78,38 €.
- REVOL doit 78,38 € au membre.
- Il n’y a aucun mouvement bancaire sur le compte de REVOL.
2A. REVOL rembourse le membre
Si REVOL rembourse ensuite les 78,38 € :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 4681 — Frais des bénévoles | 78,38 € | |
| 512 — Banque | 78,38 € | |
| ⇒ La dette envers le membre disparaît et l’argent sort réellement du compte bancaire. |
2B. Le membre abandonne son remboursement
Si le membre dit :
« Je ne souhaite pas être remboursé·e, j’en fais don à l’association. »
Faire une nouvelle écriture séparée :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 4681 — Frais des bénévoles | 78,38 € | |
| 754… — Abandon de frais / ressources liées à la générosité | 78,38 € |
⇒ La dette disparaît.
⇒ REVOL comptabilise l’abandon comme une ressource.
⇒ Aucun compte Banque ou Caisse n’est utilisé.
⚠️ À ne pas faire : ne pas mettre les trois comptes dans la même écriture
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6061 | 78,38 € | |
| 4681 | 78,38 € | |
| 754 | 78,38 € |
Cette écriture est déséquilibrée.
Il faut bien deux étapes :
1. Dépense → dette envers le membre
6061 → 4681
puis :
2. Abandon de la dette
4681 → 754
Documents à conserver
Pour un abandon de frais, conserver ensemble :
- la facture ou le justificatif de dépense ;
- l'identité du membre ayant payé ;
- la preuve du montant payé ;
- une trace écrite indiquant qu'iel renonce au remboursement ;
- idéalement, dans Paheko, un lien entre l'écriture de la dépense et celle de l'abandon.
Attention au reçu fiscal
Abandon de frais comptable ≠ automatiquement don ouvrant droit à réduction fiscale.
REVOL peut comptabiliser l'abandon de frais sans pour autant pouvoir délivrer un reçu fiscal.